Angebot schreiben im Handwerk: vom Termin bis zur Zusage

Getippt wird ein Angebot am Schreibtisch: Briefkopf, Anrede, Positionen, Gruß. Dieser Ratgeber fängt einen Schritt früher an, beim Termin. Was du dort nicht festhältst, fehlt später im Angebot oder wird geschätzt. Auf dieser Seite steht, was in ein Handwerkerangebot gehört, wann es dich bindet, wie du mit offenen Punkten umgehst und was nach dem Abschicken passiert. Zu jedem Schritt gibt es einen eigenen Ratgeber, den ich an der passenden Stelle verlinke.

Was ein Angebot im Handwerk ist

Ein Angebot ist dein schriftlicher Vorschlag an den Kunden: diese Leistung, zu diesem Preis, in diesem Zeitraum. Rechtlich heißt das „Antrag“. Nach § 145 BGB ist gebunden, wer einem anderen einen Vertragsschluss anträgt, es sei denn, er hat die Bindung ausgeschlossen. Sagt der Kunde rechtzeitig und ohne Änderung ja, steht der Vertrag.

Daraus folgt ein Gedanke, der sich durch diesen Ratgeber zieht: Dein Angebot ist kein Prospekt. Es ist die eine Hälfte eines Vertrags, und jede Zeile darin kann später gegen dich gelesen werden. Das ist keine Rechtsberatung. Den Kostenvoranschlag im Kfz-Betrieb behandelt ein eigener Ratgeber auf ki-agenten-werkstatt.de.

Angebot schreiben beginnt beim Termin

Das Angebot entsteht nicht am Abend im Büro. Es entsteht beim Kunden, in der halben Stunde, in der du misst, fotografierst und zuhörst. Am Schreibtisch wird es nur noch aufgeschrieben. Wer beim Termin nur „Bad komplett, ca. 8 qm“ notiert, muss abends raten oder den Kunden noch einmal anrufen.

Was beim Termin nicht festgehalten wird, lässt sich abends nicht seriös anbieten. Deine Mitschrift vom Termin, das sind Aufmaß, Fotos und die Sprachnachricht aus dem Auto. Je vollständiger dieses Material ist, desto weniger musst du beim Schreiben erfinden. Deshalb lohnt sich eine feste Liste für den Termin mehr als jede schöne Vorlage für den Schreibtisch.

Was du beim Termin festhalten solltest

Diese sechs Punkte reichen für fast jedes Gewerk:

1. Maße und Mengen, so wie du sie später abrechnest: Quadratmeter, laufende Meter, Stück.
2. Fotos von jeder Stelle, an der gearbeitet wird, und von allem, was dir auffällt.
3. Wünsche des Kunden in seinen Worten, besonders Material, Farbe und Termin.
4. Zugang und Umfeld: Stockwerk, Parkplatz, Gerüst, Strom, Wasser, bewohnt oder leer.
5. Offene Punkte: was du nicht sehen konntest und was der Kunde noch entscheiden muss.
6. Ein Satz zum Zeitrahmen: Wann will der Kunde anfangen, wann muss es fertig sein?

Den fünften Punkt halte ich für den wichtigsten. Was dort fehlt, wird nach dem Auftrag zum Streit über Mehrarbeit.

Was in ein Angebot gehört

Ein vollständiges Handwerkerangebot hat diese Teile:

• Kopf: dein Betrieb mit Anschrift und Kontakt, der Kunde, Datum, Angebotsnummer.
• Bauvorhaben: wo gearbeitet wird und was in einem Satz gemacht wird.
• Positionen: Nummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einheitspreis, Gesamtpreis.
• Summen: netto, Umsatzsteuer, brutto. Bei Privatkunden steht der Bruttobetrag gut sichtbar.
• Offene Punkte und Annahmen: was nicht im Preis steckt oder erst vor Ort geklärt wird.
• Ausführung: geplanter Zeitraum und was der Kunde dafür vorbereiten muss.
• Bedingungen: Zahlungsweise und Abschläge, wenn du welche vereinbaren willst.
• Frist und Zusage: ein Datum, bis zu dem das Angebot gilt, und wie der Kunde zusagt.

Wie das als Seite aussieht, zeigt die Angebotsvorlage zum Abschreiben. Dort stehen auch Textbausteine für Einleitung und Schluss.

Wer im Betrieb das Angebot schreibt

In manchen Betrieben misst der Meister beim Kunden, und das Büro schreibt das Angebot. Das ist sinnvoll, solange zwischen beiden nichts verloren geht. Genau an dieser Übergabe kann es hängen: Der Zettel aus dem Auto ist schwer zu lesen, die Fotos liegen auf dem Handy des Meisters, und der Satz der Kundin zur Farbe steht nirgends.

Klär deshalb, in welcher Form das Material vom Termin ins Büro kommt, und zwar immer gleich. Eine Sprachnachricht mit festen Punkten, Fotos in einen gemeinsamen Ordner, das Aufmaß als Foto vom Block. Wichtig ist nicht das Werkzeug, sondern dass das Büro nicht nachfragen muss. Jede Rückfrage verschiebt das Angebot um einen Tag, und der Kunde wartet mit.

Angebot schreiben für Privat- und Firmenkunden

Ein Privatkunde liest dein Angebot einmal ganz, vielleicht am Küchentisch und neben einem zweiten Angebot. Er will verstehen, was er bekommt, und vergleicht vor allem die Summe. Schreib für ihn die Positionen so, dass er sie ohne Fachwissen versteht, und stell den Bruttobetrag gut sichtbar unter die Positionen.

Ein Firmenkunde, etwa eine Hausverwaltung oder ein Bauträger, liest anders. Er prüft Positionen gegen seine eigene Ausschreibung, fragt nach Einheitspreisen und braucht eine Angebotsnummer für seine Ablage. Für ihn zählt, dass deine Positionen zu seinen passen. Kommt die Anfrage mit einem fertigen Leistungsverzeichnis oder als GAEB-Datei, gilt sein Aufbau, nicht deiner. Was es mit diesem Dateiformat auf sich hat, erklärt der Ratgeber GAEB.

Wie ein Angebot lesbar bleibt

Wer dein Angebot liest, ist nicht unbedingt vom Fach. Deshalb gilt für jeden Positionstext: so kurz wie möglich, so genau wie nötig. Abkürzungen wie „inkl.“ oder „lfm“ sind geläufig, betriebsinterne Kürzel nicht. Ein Fachbegriff bekommt beim ersten Mal ein paar erklärende Worte.

Drei Dinge helfen besonders. Erstens eine Zeile ganz oben, die in einem Satz sagt, worum es geht. Zweitens Zwischenüberschriften, wenn das Angebot länger als eine Seite ist, etwa „Rückbau“, „Neubau“, „Abschluss“. Drittens offene Punkte als eigener Block, nicht versteckt im Kleingedruckten. Wer sein Angebot so baut, bekommt weniger Rückfragen und, wenn welche kommen, genauere.

Angebot schreiben mit Positionen statt Fließtext

Ein Satz wie „Erneuerung des Badezimmers inkl. aller Nebenarbeiten“ fühlt sich vollständig an. Für den Kunden ist er ein Rätsel und für dich ein Risiko, denn „aller Nebenarbeiten“ kann alles heißen. Positionen zerlegen die Arbeit in Stücke, die man zählen, prüfen und abrechnen kann.

Jede Position braucht eine Nummer, einen kurzen Text, eine Menge, eine Einheit und einen Einheitspreis. Wenn du dieselben Positionen immer wieder brauchst, gehören sie in eine feste Liste. Das ist dein Leistungsverzeichnis. Wie du eins aus deinen alten Angeboten aufbaust, steht im Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen. Mit einer solchen Liste schreibst du keine Position zweimal neu, und zwei Angebote für dieselbe Arbeit sehen nicht mehr verschieden aus.

Woher die Preise im Angebot kommen

Der Einheitspreis jeder Position setzt sich aus Lohn, Material, Gemeinkosten und Gewinn zusammen. Den Lohnanteil rechnest du mit deinem Stundenverrechnungssatz. Wie du ihn ermittelst und warum er höher liegt als der Bruttolohn, erklärt der Ratgeber Stundenverrechnungssatz. Den ganzen Rechenweg von der Position bis zur Angebotssumme beschreibt die Angebotskalkulation.

Für das Schreiben selbst heißt das: Rechne nicht bei jedem Angebot neu. Ein Preis, der einmal sauber kalkuliert im Leistungsverzeichnis steht, gilt, bis du ihn änderst. Neu rechnen musst du nur, was neu ist. Und wenn sich Material- oder Lohnkosten ändern, änderst du den Preis an einer Stelle statt in zwanzig alten Angeboten.

Was du nicht weißt, gehört ins Angebot

Hier weiche ich vom üblichen Rat ab. Üblich ist, Unsicherheit in den Preis einzurechnen: ein Puffer hier, eine Pauschale dort. Das Angebot sieht dann vollständig aus, ist es aber nicht. Der Kunde sieht keinen Puffer, er sieht einen hohen Preis. Und wenn der Puffer nicht reicht, zahlst du drauf.

Ehrlicher und für beide Seiten klarer ist es, offene Punkte als solche zu benennen. Ein Beispiel: „Zustand des Untergrunds unter dem alten Belag nicht sichtbar. Falls Ausgleich nötig ist, nach Position 3.040 je Quadratmeter.“ So weiß der Kunde, womit er rechnen muss, und du musst nicht raten. Ein Angebot, das sagt, was es nicht weiß, wirkt nicht unsicher. Es zeigt, dass beim Termin jemand genau hingesehen hat.

Beispiel Dachdecker

Die drei Beispiele hier sind ausgedacht, mit erfundenen Positionsnummern, und stehen für keinen echten Betrieb. Ein Hausbesitzer möchte die Dachrinne an der Straßenseite erneuern lassen. Beim Termin misst der Dachdecker die Länge, fotografiert Rinne, Fallrohr und die Traufe und hört, dass die Kundin ein Kupferdach beim Nachbarn schön findet.

Im Angebot stehen danach Positionen für das Gerüst oder die Hubarbeitsbühne, den Rückbau der alten Rinne, die neue Rinne nach Metern, Rinnenhaken nach Stück und das Fallrohr. Als offener Punkt steht dort: „Material nach Wahl der Kundin, angeboten ist Titanzink. Kupfer auf Wunsch als Alternative, Preis dann je Meter laut Position 7.120.“ Und ein zweiter: „Zustand des Traufbretts erst nach dem Rückbau sichtbar.“ Beide Sätze kosten eine Minute und ersparen ein schwieriges Gespräch.

Beispiel Schreinerei

Für einen Einbauschrank unter der Dachschräge misst der Schreiner Breite, Höhe und den Winkel der Schräge und fotografiert die Wand. Der Kunde will weiße Fronten, „irgendwas Mattes“, und Schubladen unten.

Das Angebot gliedert sich in Korpus, Fronten, Beschläge, Montage und Anlieferung. Die Fronten stehen als Position mit dem Text „weiß matt, Muster zur Auswahl vor Bestellung“, damit klar ist, dass die genaue Oberfläche noch gewählt wird. Als offener Punkt steht: „Steckdose an der Wand im Bereich des Schranks, Versetzen nicht enthalten.“ Den Elektriker bestellt der Kunde selbst, und das steht so im Angebot.

Beispiel Trockenbau

Im Dachgeschoss soll eine Ständerwand ein Zimmer teilen, mit Tür. Der Trockenbauer misst Länge und Höhe der Wand, fotografiert Boden und Decke und fragt, ob die Wand Schallschutz braucht.

Im Angebot stehen die Wand nach Quadratmetern, die Türöffnung als eigene Position, das Spachteln in der gewünschten Qualitätsstufe und die Entsorgung. Offen bleibt die Frage nach dem Schallschutz: „Ausführung ohne Dämmung angeboten. Mit Dämmung im Ständerwerk zusätzlich je Quadratmeter laut Position 2.310.“ Der Kunde kann wählen, ohne ein zweites Angebot anzufordern.

Wie lange dein Angebot gilt

Ein Angebot ohne Frist gilt nicht ewig, aber auch nicht für eine feste Zahl von Tagen. Nach § 147 Abs. 2 BGB kann ein schriftliches Angebot nur bis zu dem Zeitpunkt angenommen werden, zu dem du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst. Was das im Einzelfall heißt, ist Auslegungssache.

Klarer wird es mit einer eigenen Frist. Nach § 148 BGB kann der Kunde dann nur innerhalb dieser Frist annehmen. Schreib deshalb in jedes Angebot ein Datum, bis zu dem es gilt. Wie du die Frist wählst und was nach ihrem Ablauf passiert, steht im Ratgeber Bindefrist eines Angebots. Das ist keine Rechtsberatung.

Eine Vorlage für jedes Angebot

Schnell ist ein neues Angebot geschrieben, indem man ein altes öffnet und überschreibt. Das geht schnell, hat aber zwei Haken. Alte Preise rutschen mit, und hin und wieder auch der Name des vorigen Kunden. Außerdem fehlt im alten Angebot womöglich genau das, was du heute anders machen würdest, etwa die Frist oder die offenen Punkte.

Eine leere Vorlage mit festen Feldern zwingt dich, jedes Mal dieselben Fragen zu beantworten. Wie so eine Vorlage aussieht und wie du sie je Gewerk anpasst, steht in der Angebotsvorlage. Die Felder entsprechen der Liste weiter oben.

Nach dem Abschicken: nachfassen statt warten

Ein Angebot, auf das keine Antwort kommt, ist kein Nein. Vielleicht ist es nur liegen geblieben, beim Kunden oder bei dir. Wer nachfragt, erfährt, was dem Kunden zur Entscheidung fehlt: eine Erklärung, eine Alternative, ein Termin.

Lege den Tag fürs Nachfassen fest, bevor das Angebot rausgeht, und zwar vor dem Ende der Frist. Dann hast du einen Anlass, der nicht nach Drängeln klingt: „Ihr Angebot gilt noch bis zum 15., haben Sie noch Fragen?“ Wie du nachfasst, per Telefon oder Mail, mit Textbeispielen für drei Gewerke, steht im Ratgeber Angebot nachfassen.

Vom Ja zur Auftragsbestätigung

Sagt der Kunde zu, kommt die Auftragsbestätigung. Sie ist mehr als Höflichkeit. In ihr hältst du fest, was genau vereinbart ist, und gleichst ab, ob die Zusage wirklich zu deinem Angebot passt.

Das ist wichtig, weil Kunden auch mit Änderungen zusagen: „Machen wir, aber ohne die Fliesen“ oder „ja, aber erst im März“. Eine Annahme mit Änderungen gilt nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Der Vertrag kommt dann erst zustande, wenn du diesen neuen Antrag annimmst, etwa mit deiner Auftragsbestätigung. Wann das so ist und was hineingehört, erklärt der Ratgeber Auftragsbestätigung.

Angebot schreiben: sieben typische Fehler

• Sammelpositionen ohne Inhalt. „Nebenarbeiten pauschal“ lässt sich weder prüfen noch abrechnen.
• Keine Frist. Dann weißt du nicht, wie lange dein Preis gilt.
• Puffer statt offener Punkte. Der Kunde sieht nur den Preis, nicht den Grund.
• Altes Angebot überschrieben. Alte Preise und fremde Namen reisen mit. Nimm eine leere Vorlage.
• Kein Weg zur Zusage. Schreib dazu, wie der Kunde ja sagt: Unterschrift, Mail oder Anruf.
• Kein Termin zum Nachfassen. Ohne ihn bleibt das Angebot liegen, bis die Frist vorbei ist.
• Zu spät geschrieben. Je länger der Termin zurückliegt, desto mehr musst du aus dem Gedächtnis ergänzen.

Mehrere dieser Fehler entstehen nicht beim Schreiben, sondern davor oder danach.

Angebot schreiben mit KI: was geht und was nicht

Ein allgemeiner KI-Chat formuliert dir ein Angebot, das gut klingt. Das Problem: Er kennt deine Positionen nicht und deine Preise auch nicht. Wo ihm etwas fehlt, setzt er etwas Plausibles ein. Genau das Gegenteil von dem, was dieser Ratgeber empfiehlt.

Brauchbar wird KI beim Angebot erst, wenn sie nur aus deinem eigenen Leistungsverzeichnis schöpft und offene Punkte markiert, statt sie zu füllen. So eine baue ich dir: Sie arbeitet mit dem Material, das du nach der Liste oben vom Termin mitbringst, und legt die offenen Punkte als eigenen Block in den Entwurf. Prüfen und abschicken bleibt bei dir. Was in deinem Betrieb dafür schon stehen muss, fragt der Angebots-Check in sieben Fragen ab.