Stundenverrechnungssatz berechnen: der Fehler steckt im Nenner

Wer seinen Stundenverrechnungssatz zu niedrig ansetzt, sucht den Fehler zuerst bei den Kosten: Hat er die Fahrzeuge vergessen, die Versicherungen, die Miete? Die Kosten stehen aber in der BWA und sind damit greifbar. Ich halte den Nenner für den wichtigeren Hebel, also die Zahl der Stunden, die sich wirklich an Kunden verkaufen lassen, denn den weist keine BWA aus. Diese Seite zeigt den Rechenweg, eine Beispielrechnung mit ausgedachten Zahlen und die Stellen, an denen die Stunden verloren gehen.

Was ist ein Stundenverrechnungssatz?

Der Stundenverrechnungssatz ist der Betrag, den dein Betrieb für eine Arbeitsstunde an Kunden berechnet. Er muss alles tragen, was im Jahr anfällt: Löhne mit Lohnnebenkosten, Fahrzeuge, Werkstatt, Büro, Versicherungen, deinen eigenen Lohn als Inhaber, dazu Wagnis und Gewinn.

Er ist nicht dasselbe wie der Stundenlohn. Der Stundenlohn ist, was dein Geselle je Stunde verdient. Der Stundenverrechnungssatz ist, was der Kunde je Stunde zahlt. Dazwischen liegen alle Kosten, die keine einzelne Baustelle verursacht, und alle bezahlten Stunden, in denen niemand für einen Kunden arbeitet. Im Angebot steckt der Satz in jedem Einheitspreis, auch wenn dort keine Stunden stehen. Wie das zusammenhängt, zeigt der Ratgeber Angebotskalkulation.

Die Formel zum Stundenverrechnungssatz

Die Grundformel ist kurz:

Stundenverrechnungssatz = Kosten des Jahres ÷ verrechenbare Stunden des Jahres

Zu den Kosten des Jahres zählen alle Betriebskosten, die du aus BWA oder Jahresabschluss kennst, dazu drei Posten, die dort nicht oder nicht vollständig stehen: ein kalkulatorischer Unternehmerlohn für deine eigene Arbeit, ein Zuschlag für Wagnis und ein Gewinn. Das Formblatt 221 im Vergabehandbuch des Bundes trennt diese Zuschläge ausdrücklich in Gewinn, betriebsbezogenes und leistungsbezogenes Wagnis.

Die verrechenbaren Stunden sind die Stunden, die du Kunden tatsächlich in Rechnung stellen kannst. Sie sind der schwierigere Teil der Rechnung, und um sie geht es in den nächsten Abschnitten.

Schritt 1: die Kosten des Jahres

Nimm die Kosten aus der BWA oder dem letzten Jahresabschluss, am besten über zwölf Monate, damit saisonale Schwankungen sich ausgleichen. Plane bekannte Änderungen ein: eine Lohnerhöhung, ein neues Fahrzeug, eine höhere Miete.

Dann ergänzt du die kalkulatorischen Posten. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften taucht der Lohn des Inhabers in der BWA nicht als Kosten auf. Setz ihn trotzdem an, und zwar so, wie du einen Meister in deiner Position bezahlen müsstest. Sonst arbeitest du rechnerisch umsonst. Wagnis und Gewinn kommen obendrauf. Wie hoch sie sind, ist eine unternehmerische Entscheidung, keine Zahl, die dir ein Ratgeber vorgeben sollte.

Schritt 2: von den bezahlten zu den verrechenbaren Stunden

Hier entscheidet sich der Satz. Fang bei den bezahlten Stunden je Mitarbeiter an, etwa 52 Wochen mal Wochenarbeitszeit. Dann ziehst du ab, was nicht gearbeitet wird, aber bezahlt ist:

• Urlaub. Das Bundesurlaubsgesetz sieht in § 3 mindestens 24 Werktage vor, gerechnet auf eine Woche mit sechs Werktagen. Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag können mehr vorsehen.
• Feiertage. Nach § 2 Entgeltfortzahlungsgesetz wird die Arbeitszeit bezahlt, die durch einen gesetzlichen Feiertag ausfällt. Wie viele es sind, hängt vom Bundesland ab.
• Krankheit. Nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz zahlt der Arbeitgeber bis zu sechs Wochen weiter.

Was übrig bleibt, sind Anwesenheitsstunden. Auch die sind noch nicht alle verrechenbar. Die Hinweise zu den Gesetzen sind eine Einordnung mit Quelle, keine Rechtsberatung.

Schritt 3: die unproduktiven Stunden ehrlich zählen

Von den Anwesenheitsstunden gehen die Zeiten ab, die du keinem Kunden berechnen kannst: Fahrten zum Großhandel, Lager aufräumen, Fahrzeuge pflegen, Werkzeug warten, Besprechungen, Nacharbeit bei Reklamationen, Weiterbildung. Ob Fahrten zur Baustelle verrechenbar sind, hängt davon ab, ob du sie dem Kunden gesondert berechnest.

Für dich als Inhaber gilt dasselbe, nur stärker. Angebote schreiben, Aufmaß nehmen, Rechnungen, Telefon, Einkauf: Das ist Arbeit, aber keine verrechenbare. Wer sich selbst mit voller Stundenzahl als produktiv einrechnet, rechnet sich einen Satz schön, den er nie erreicht. Schreib zwei Wochen lang mit, wofür die Stunden draufgehen. Das ist unbequem und die beste Zahl, die du für diese Rechnung bekommen kannst.

Beispielrechnung für einen kleinen Betrieb

Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind ausgedacht, damit die Rechnung aufgeht. Sie sind kein Branchenwert und keine Empfehlung für deinen Satz.

Ein Beispielbetrieb besteht aus dem Inhaber und zwei Gesellen.

Zwei Gesellen ergeben 2.800 verrechenbare Stunden. Der Inhaber arbeitet viel, verrechnet aber nur 800 Stunden, weil der Rest Büro, Aufmaß und Einkauf ist. Zusammen sind das 3.600 Stunden. Die Kosten des Jahres einschließlich Unternehmerlohn, Wagnis und Gewinn liegen im Beispiel bei 216.000 Euro.

216.000 Euro ÷ 3.600 Stunden = 60 Euro je Stunde (Beispielrechnung).

Was der Nenner mit dem Satz macht

Jetzt dieselbe Rechnung mit einer einzigen Änderung. Die beiden Gesellen verrechnen nicht 1.400, sondern nur 1.200 Stunden, weil mehr Zeit auf Fahrten und Nacharbeit geht. Die Kosten bleiben gleich.

216.000 Euro ÷ 3.200 Stunden = 67,50 Euro je Stunde (Beispielrechnung).

Kein Euro mehr Kosten, und trotzdem muss der Satz um ein Achtel steigen, damit am Jahresende dasselbe übrig bleibt. Rechnet der Betrieb weiter mit 60 Euro, fehlen ihm im Beispiel 24.000 Euro. Darum ist der Nenner der Teil der Rechnung, den du am genauesten kennen solltest. Ohne Mitschrift bleibt er eine Schätzung.

Mehrere Sätze statt einem Stundenverrechnungssatz

Ein Satz für alle ist der einfache Weg, aber ungenau, wenn Meister, Geselle, Helfer und Azubi sehr verschieden kosten. Dann lohnen gestaffelte Sätze, die du nach demselben Weg rechnest, nur mit getrennten Lohnkosten. Die Gemeinkosten verteilst du dabei nach verrechenbaren Stunden, nicht nach Köpfen.

Für Auszubildende gilt eine Besonderheit. Laut einem Beitrag des Handwerksblatts vom August 2024 entscheidet der Inhaber selbst, ob er Azubi-Stunden berechnet. Berechnet werden sollen nur Stunden, in denen der Azubi aktiv mitarbeitet. Der Beitrag nennt eine Staffel als Anteil am Gesellensatz, die mit dem Lehrjahr steigt, als Faustregel ohne rechtliche Bindung.

Beispiel aus dem Elektrobetrieb

Die beiden Betriebe in diesem und dem nächsten Beispiel sind ausgedacht. Angenommen, ein Elektrobetrieb mit Kundendienst und Baustellen merkt bei der Nachrechnung: Im Kundendienst gehen viele Stunden auf Fahrten zwischen kleinen Aufträgen, auf der Baustelle kaum. Ein gemeinsamer Satz verteilt diesen Unterschied gleichmäßig. Die Baustellenkunden zahlen dann einen Teil der Fahrten im Kundendienst mit.

Der Betrieb trennt deshalb: einen Satz für Baustellenstunden und eine Anfahrtspauschale im Kundendienst. Die Kosten bleiben dieselben, sie landen nur dort, wo sie entstehen. Das macht Angebote auf der Baustelle wettbewerbsfähiger und kleine Kundendienstaufträge ehrlicher. Voraussetzung ist, dass die Stundenzettel zeigen, welche Stunde wohin gehört, sonst bleibt die Trennung eine Schätzung.

Beispiel aus dem Schreinerbetrieb

In einer Schreinerei mit eigener Werkstatt stecken hohe Maschinenkosten. Ein Teil der Arbeit läuft an der Maschine, ein Teil bei der Montage beim Kunden. Rechnet der Betrieb einen Satz für beides, trägt die Montagestunde die Maschinen mit, obwohl dort keine steht.

Eine Lösung ist ein eigener Maschinenstundensatz für die großen Maschinen und ein Montagesatz ohne Maschinenkosten. Das ist mehr Rechenarbeit am Anfang. Dafür sieht der Betrieb danach, ob eine Maschine sich trägt, und kann Montageaufträge genauer anbieten. Die Maschinenstunden zählt er dafür getrennt mit.

Stundenverrechnungssatz: wann du neu rechnest

Rechne den Stundenverrechnungssatz mindestens einmal im Jahr neu, am besten mit dem Jahresabschluss. Dazu immer dann, wenn sich etwas Größeres ändert: eine Lohnerhöhung, ein neuer Mitarbeiter, ein Fahrzeug, eine neue Halle. Und wenn die Nachkalkulation zeigt, dass die verrechenbaren Stunden nicht mehr stimmen.

Wenn sich der Satz ändert, ändern sich alle Einheitspreise, die auf ihm beruhen. Wer seine Preise in einem eigenen Leistungsverzeichnis führt, rechnet sie an einer Stelle nach. Wie du dieses Verzeichnis anlegst, erklärt der Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen.

Vom Satz ins Angebot

Im Angebot an Privatkunden steht der Satz selten als eigene Zeile. Er steckt in den Einheitspreisen, und nur Arbeiten, die sich nicht vorher beschreiben lassen, werden nach Stunden abgerechnet. Wie du Positionen und Preise so ins Angebot setzt, dass der Kunde sie versteht, beschreibt der Ratgeber Angebot schreiben. Kommt die Ausschreibung als Datei vom Planer, trägst du die Einheitspreise in die GAEB-Datei ein.

Den Satz rechnest du selbst, auch wenn ich dir eine Angebots-KI baue. Sie übernimmt nur die Einheitspreise aus deinem Verzeichnis, in denen er schon steckt, und markiert Positionen ohne Preis. Rechnest du den Satz neu, ziehst du die Preise im Verzeichnis nach, und die KI arbeitet ab dann mit den neuen. Ob deine Preise dafür schon fest genug stehen, prüfst du im Angebots-Check in 7 Fragen.