Angebotskalkulation: der Zeitansatz macht den Preis

Bei der Angebotskalkulation geht es schnell um Zuschläge: wie viel Prozent für Gemeinkosten, wie viel für Gewinn. Ich halte einen anderen Wert für den wackligeren, nämlich die Zeit, die du für eine Einheit ansetzt. Ein Zuschlag ist eine Entscheidung, die du einmal triffst. Ein Zeitansatz ist eine Schätzung, die nur besser wird, wenn du nachrechnest. Diese Seite zeigt das Schema, eine Beispielrechnung und den Weg, auf dem deine Zeitansätze mit jedem Auftrag genauer werden.

Was eine Angebotskalkulation ist

Die Angebotskalkulation ist die Preisermittlung vor dem Auftrag. Sie beantwortet für jede Position deines Angebots eine Frage: Was kostet eine Einheit, und zu welchem Preis biete ich sie an? Heraus kommt der Einheitspreis. Mit der Menge multipliziert ergibt er den Positionspreis, alle Positionen zusammen den Angebotspreis ohne Umsatzsteuer.

Die Grundlage sind Positionen, die sauber beschrieben sind. Nach § 7b Abs. 4 VOB/A sollen unter einer Position grundsätzlich nur Leistungen stehen, die technisch und für die Preisbildung gleichartig sind. Ungleichartiges darf nur dann zusammen unter eine Position, wenn eine Teilleistung auf den Durchschnittspreis keinen nennenswerten Einfluss hat. Das ist kein Selbstzweck: Eine gleichartige Position lässt sich sauber mit einem Einheitspreis kalkulieren. Wie du solche Positionen anlegst, erklärt der Ratgeber Leistungsverzeichnis.

Die Bausteine eines Einheitspreises

Das Vergabehandbuch des Bundes, kurz VHB, gliedert die Kalkulation in seinem Formblatt 221 so:

• Einzelkosten der Teilleistungen: Lohn, Stoffe, Geräte, Sonstiges und Nachunternehmerleistungen. Das sind die Kosten, die du einer Position direkt zuordnen kannst.
• Baustellengemeinkosten: Kosten, die die Baustelle verursacht, aber keiner einzelnen Position, etwa Einrichtung oder Fahrten.
• Allgemeine Geschäftskosten: Büro, Fahrzeuge, Versicherungen, Verwaltung, also alles, was den Betrieb am Laufen hält.
• Wagnis und Gewinn: getrennt in Gewinn, betriebsbezogenes und leistungsbezogenes Wagnis.

Auch das AVA-Pflichtenheft des Niedersächsischen Landesamts für Bau und Liegenschaften nennt dieselben vier Anteile eines Einheitspreises nach Vorgabe des VHB: Löhne, Stoffe, Geräte, Sonstiges. Du musst kein Formblatt ausfüllen. Aber die Liste zeigt, was in einen Preis gehört, und damit auch, was gern fehlt.

Angebotskalkulation mit Zuschlägen oder Stundensatz

Im Bauhauptgewerbe ist die Zuschlagskalkulation verbreitet. Der Lohn steckt dort als Mittellohn mit lohngebundenen Kosten in den Einzelkosten, und die Gemeinkosten kommen als Prozentzuschläge obendrauf. Das Formblatt 221 bildet genau das ab. Daneben kennt das VHB mit Formblatt 222 die Kalkulation über die Endsumme, bei der die Gemeinkosten als Betrag ermittelt und dann umgelegt werden.

Im kleineren Handwerksbetrieb geht es auch einfacher. Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn stecken schon im Stundenverrechnungssatz. Der Lohnanteil einer Position ist dann Zeit mal Satz, das Material bekommt einen eigenen Zuschlag. Beide Wege sind richtig, solange keine Kostenart doppelt oder gar nicht verrechnet wird. Genau das passiert, wenn man sie mischt.

Angebotskalkulation Schritt für Schritt

1. Position verstehen. Lies Kurz- und Langtext, kläre Untergrund, Material und Abrechnungsregel.
2. Zeit je Einheit ansetzen. Wie lange braucht dein Team für einen Quadratmeter, ein Stück, einen Meter? Aus Erfahrung, besser aus der Nachkalkulation früherer Aufträge.
3. Lohnanteil rechnen. Zeit je Einheit mal Stundenverrechnungssatz.
4. Material je Einheit ansetzen. Einkaufspreis, Verschnitt und Zuschlag für Beschaffung und Lagerung.
5. Geräte und Fremdleistungen dazu. Gerüst, Maschinenmiete, Nachunternehmer, umgelegt auf die Einheit.
6. Zuschläge prüfen. Stecken Gemeinkosten und Gewinn schon im Stundensatz? Dann nur noch, was dort fehlt.
7. Einheitspreis festhalten. Mit Datum, im eigenen Verzeichnis, damit du ihn beim nächsten Mal nicht neu rechnest.

Beispielrechnung für eine Position

Die Zahlen in diesem Abschnitt sind ausgedacht, damit die Rechnung aufgeht. Sie sind kein Branchenwert, kein Richtwert und keine Empfehlung für deine Preise.

Ein Malerbetrieb kalkuliert die Position „Raufaser überstreichen, Wände, zweimal“ je Quadratmeter. Der Betrieb rechnet mit einem Stundenverrechnungssatz, der Gemeinkosten und Gewinn bereits enthält.

Bei 86 Quadratmetern ergibt das einen Positionspreis von 918,48 Euro ohne Umsatzsteuer. Achte auf das Gewicht: Der Lohn macht hier den größten Teil aus. Ein Fehler beim Zeitansatz schlägt deshalb stärker durch als ein Fehler beim Material.

Warum der Zeitansatz der wacklige Wert ist

Rechne die Beispielposition mit 0,18 statt 0,15 Stunden je Quadratmeter. Der Lohnanteil steigt dann von 9,00 auf 10,80 Euro, also um ein Fünftel. Auf 86 Quadratmeter sind das 154,80 Euro, die im Angebot fehlen, obwohl Stundensatz und Zuschläge stimmen.

Den Stundensatz rechnest du einmal im Jahr sauber aus. Den Zeitansatz schätzt du, wenn er nirgends steht, bei jedem Angebot neu, abends, aus dem Gedächtnis. Deshalb halte ich ihn für den wichtigeren Hebel und rate dir, Zeitansätze genauso ernst zu nehmen wie Preise: im Verzeichnis festhalten, mit Datum, und nach dem Auftrag prüfen.

Nachkalkulation: die Rechnung nach dem Auftrag

Die Nachkalkulation vergleicht nach dem Auftrag die geplanten mit den tatsächlichen Werten: gearbeitete Stunden je Position, verbrauchtes Material, Fremdkosten. Sie muss nicht jede Baustelle erfassen. Es reicht, die Positionen zu prüfen, die bei dir am häufigsten vorkommen und das meiste Geld bewegen.

Dafür brauchst du nur zwei Dinge: Stundenzettel, auf denen steht, an welcher Position gearbeitet wurde, und die Mengen aus dem Aufmaß. Zeigt sich mehrmals hintereinander, dass eine Position länger dauert als angesetzt, änderst du den Zeitansatz im Verzeichnis. So wird jede Angebotskalkulation etwas genauer als die davor.

Beispiel aus dem SHK-Betrieb

Die zwei folgenden Fälle sind ausgedacht und zeigen nur, wie das im Betrieb aussehen kann. Ein SHK-Betrieb kalkuliert eine Heizkörperposition: Heizkörper demontieren, neuen montieren, anschließen, je Stück. Der Heizkörper selbst ist Material und schwankt im Einkauf. Deshalb steht er als eigene Position mit Materialzuschlag im Angebot, die Montage als Lohnposition mit festem Zeitansatz.

Angenommen, die Nachkalkulation zeigt nach einigen Aufträgen: Im Altbau dauert die Montage länger, weil Anschlüsse angepasst werden müssen. Der Betrieb legt eine Zulage für Altbau an, statt die Grundposition für alle teurer zu machen. So bleibt der Preis im Neubau richtig und im Altbau auch.

Beispiel aus dem Dachdeckerbetrieb

Beim Dach kommen Geräte ins Spiel. Ein Gerüst gehört keiner einzelnen Position, aber ohne es geht keine. Ein Dachdeckerbetrieb kann es als eigene Position anbieten, nach Fläche und Standzeit, oder es als Baustellengemeinkosten auf die Positionen umlegen.

Beides ist zulässig, solange es im Angebot erkennbar bleibt. Als eigene Position ist es für den Kunden nachvollziehbar und bei längerer Standzeit leichter nachzuberechnen. Umgelegt wirkt das Angebot schlanker, verschiebt aber den Preis in Positionen, die mit dem Gerüst nichts zu tun haben. Wer umlegt, sollte das in seiner Kalkulation sauber notieren.

Häufige Fehler bei der Angebotskalkulation

• Gemeinkosten doppelt. Im Stundensatz enthalten und noch einmal als Zuschlag aufgeschlagen. Das Angebot ist dann zu teuer, ohne dass es jemand merkt.
• Gemeinkosten gar nicht. Mittellohn ohne Zuschläge als Stundensatz verwendet. Das Angebot ist zu billig.
• Nebenleistungen vergessen. Was zur Leistung gehört, aber nicht als Position dasteht, muss trotzdem im Einheitspreis stecken.
• Zeitansatz aus dem Gedächtnis. Ohne Nachkalkulation wird er nie besser.
• Alte Materialpreise. Ein Einkaufspreis ohne Datum ist eine Vermutung.
• Jede Position neu gerechnet. Wer nicht aus einem festen Verzeichnis kalkuliert, rechnet dieselbe Arbeit zweimal verschieden.

Wo die Kalkulation im Angebot landet

Die Kalkulation selbst bekommt der Kunde nicht zu sehen. Er sieht Positionen, Mengen und Einheitspreise. Wie daraus ein Angebot wird, das er versteht und annimmt, beschreibt der Ratgeber Angebot schreiben. Kommt die Ausschreibung als Datei vom Planer, trägst du deine Einheitspreise dort ein, wie im Ratgeber GAEB beschrieben. Wie du das Verzeichnis aufbaust, aus dem die Preise kommen, steht unter Leistungsverzeichnis erstellen. Fragt ein Kunde nach, warum eine Position so viel kostet, hilft dir die Kalkulation trotzdem: Du kannst den Preis begründen, ohne ihn offenzulegen.

Was eine KI bei der Kalkulation tun darf

Eine KI soll deine Preise nicht erfinden. Sie kennt weder deinen Stundensatz noch deine Zeitansätze, und wenn sie trotzdem Zahlen nennt, klingen sie plausibel und sind geraten. Was sie kann: aus Aufmaß, Fotos und Notizen die Positionen aus deinem Verzeichnis zusammenstellen, Mengen eintragen und markieren, was fehlt.

In der Angebots-KI, die ich dir baue, kommt deshalb kein Preis aus dem Modell: Positionen und Preise nimmt sie aus deinem Verzeichnis, die Mengen aus dem Aufmaß. Ob deine Kalkulation dafür schon fest genug steht, klären wir im Termin zum AI-Ready-Check. Einen ersten Eindruck gibt dir vorher der Angebots-Check in 7 Fragen.