Leistungsverzeichnis erstellen: aus deinen alten Angeboten

Wer eine Anleitung zum Leistungsverzeichnis sucht, landet schnell bei Texten für Planer, die eine Ausschreibung vorbereiten. Diese hier ist für den Handwerksbetrieb, der seine eigenen Leistungen ordnen will, damit jedes Angebot aus demselben Bestand kommt. Was ein Leistungsverzeichnis grundsätzlich ist und wie es aufgebaut ist, erklärt der Ratgeber Leistungsverzeichnis. Hier geht es ums Anlegen, Schritt für Schritt, mit einer Vorlage zum Abschreiben.

Leistungsverzeichnis erstellen: für wen und wofür

Es gibt zwei Ausgangslagen. Im ersten Fall plant ein Architekt oder Fachplaner ein Vorhaben und erstellt das LV für die Ausschreibung. Er beschreibt, was gebaut werden soll, und mehrere Betriebe bepreisen dieselben Positionen. Für ihn gelten bei öffentlichen Aufträgen die Regeln der VOB/A.

Im zweiten Fall erstellt ein Betrieb sein eigenes Verzeichnis. Es beschreibt, was dieser Betrieb anbietet, mit seinen Texten und seinen Preisen. Niemand schreibt ihm die Form vor. Genau deshalb fehlt es manchem Betrieb, obwohl es jedes Angebot leichter macht. Um diesen zweiten Fall geht es hier.

Warum du rückwärts anfängst

Der naheliegende Weg ist, sich hinzusetzen und alle Leistungen aus dem Kopf aufzuschreiben. Das hat einen Haken: Aus dem Kopf fehlt leicht etwas, und was man aufschreibt, ist idealisiert. Im Kopf gibt es keine Erschwernisse, keine Kleinmengen, keine Sonderwünsche.

Deine alten Angebote dagegen zeigen, was du wirklich anbietest und wie du es bisher beschrieben hast. Sie enthalten die Positionen, die Kunden tatsächlich angefragt haben, in der Häufigkeit, in der sie vorkommen. Deshalb fängst du hinten an: bei dem, was schon rausgegangen ist. Das Verzeichnis, das dabei entsteht, ist weniger schön als eins aus dem Lehrbuch. Dafür passt es zu deinem Betrieb.

Schritt 1: Angebote sammeln und Positionen herauslösen

Nimm die Angebote der letzten ein bis zwei Jahre, aus der Handwerkersoftware, aus Ordnern oder aus dem Mailpostfach. Es müssen nicht alle sein. Wichtig ist, dass die typischen Aufträge vertreten sind, also das Bad, das Dach, die Küche, was bei dir eben regelmäßig vorkommt.

Schreib dann jede Position in eine Liste, so wie sie im Angebot steht, mit Text, Einheit und Preis. Notier dazu, aus welchem Angebot sie stammt. Das ist mühsame Arbeit, aber sie ist einmalig. Bei Angeboten, die nur aus Fließtext und Pauschalpreis bestehen, zerlegst du den Text selbst in die Arbeitsschritte, die darin stecken.

Schritt 2: Gleiche Arbeiten zusammenführen

Jetzt wird es interessant. In deiner Liste steht dieselbe Arbeit womöglich fünfmal, mit fünf verschiedenen Texten und manchmal mit fünf verschiedenen Preisen. Führe sie zu einer Position zusammen.

Die Frage dabei ist: Ist das wirklich dieselbe Arbeit? Die VOB/A gibt in § 7b Abs. 4 einen brauchbaren Maßstab, auch wenn sie für dich nicht gilt. Unter eine Position gehören nur Leistungen, die technisch und für die Preisbildung gleichartig sind. Eine Wand mit Raufaser und eine Wand mit Spachteltechnik sind also zwei Positionen. Eine Wand im Wohnzimmer und eine im Schlafzimmer sind eine.

Die Preisunterschiede, die du dabei findest, sind ein Befund für sich. Sie zeigen, wo bisher nach Gefühl kalkuliert wurde.

Schritt 3: Gliedern und nummerieren

Ordne die Positionen in Abschnitte, nach Bauteil oder nach Arbeitsablauf. Im Dachdeckerbetrieb etwa Gerüst, Rückbau, Unterkonstruktion, Eindeckung, Klempnerarbeiten. Wichtig ist, dass du eine Position schnell findest, wenn du ein Angebot schreibst.

Dann bekommt jede Position eine Nummer, die Ordnungszahl. Praktisch ist ein Schema mit Lücken: Abschnitt 01, Position 0010, 0020, 0030. Das Niedersächsische Landesamt für Bau und Liegenschaften schreibt in seinem AVA-Pflichtenheft genau solche Zehnerschritte vor. Die Lücken lassen Platz, wenn später eine Position dazukommt, ohne dass alles neu nummeriert wird.

Schritt 4: Kurztext und Langtext schreiben

Der Kurztext ist eine Zeile, an der du und der Kunde die Position erkennen. Der Langtext ist der Teil, der Geld kostet, wenn er fehlt.

Prüf jeden Langtext mit einer Frage: Könnte ein fremder Geselle danach arbeiten und ein fremder Kalkulator danach die Dauer schätzen? Wenn nicht, fehlt etwas. Typisch fehlen der Untergrund, das Material, die Maße, die Zugänglichkeit und die Regel, wie abgerechnet wird. Das VHB des Bundes zählt in Richtlinie 100 Nr. 4.3.5 auf, was bei einer Teilleistung anzugeben ist, unter anderem Art der Leistung, Maße, örtliche Gegebenheiten und die Abrechnungseinheit. Die Liste ist für Behörden geschrieben, als Prüfliste taugt sie für jeden Langtext.

Schritt 5: Einheit und Preis festlegen

Jede Position bekommt genau eine Einheit: Quadratmeter, laufender Meter, Stück, Stunde oder pauschal. Wähl die Einheit, in der du später auch aufmisst. Sonst rechnest du bei jeder Abrechnung um.

Erst dann kommt der Preis. Der Einheitspreis ist nicht der Durchschnitt deiner alten Preise, sondern das Ergebnis einer Rechnung: Zeit je Einheit mal Stundensatz, dazu Material und Zuschläge. Wie du den Stundensatz ermittelst, steht im Ratgeber Stundenverrechnungssatz, den ganzen Rechenweg beschreibt die Angebotskalkulation. Schreib zu jedem Preis das Datum, an dem er gerechnet wurde.

Leistungsverzeichnis erstellen mit dieser Vorlage

Diese Tabelle reicht für den Anfang. Übernimm sie in die Tabellenkalkulation deiner Wahl und trag zuerst die Positionen ein, die in deinen alten Angeboten am häufigsten vorkommen. Die seltenen kommen später dazu, wenn du sie das nächste Mal brauchst.

Die letzte Spalte ist ungewöhnlich, aber nützlich. Sie zeigt, aus welchem alten Angebot eine Position stammt. Positionen ohne Herkunft sind solche, die du dir ausgedacht hast. Die solltest du besonders kritisch lesen. Und die Spalte mit dem Datum zeigt dir auf einen Blick, welche Preise seit langem niemand mehr nachgerechnet hat.

Leistungsverzeichnis erstellen in Excel oder Google Sheets

Für ein eigenes Verzeichnis reicht eine Tabelle, solange es überschaubar bleibt. Zwei Regeln halten sie brauchbar: eine Zeile je Position, nie zusammengeführte Zellen, und ein eigenes Blatt für Abschnitte. Dann lässt sich die Liste filtern, sortieren und später in ein anderes Programm übernehmen.

Grenzen hat die Tabelle beim Austausch. Wer Ausschreibungen als Datei bekommt, braucht ein Programm, das das Austauschformat lesen und schreiben kann. Was dahintersteckt, erklärt der Ratgeber GAEB. Für das eigene Verzeichnis, aus dem du Angebote an Privatkunden baust, ist die Tabelle trotzdem ein guter Anfang.

Beispiel aus der Dachdeckerei

Die drei Betriebe in den folgenden Beispielen gibt es nicht, ihre Fälle sind ausgedacht. Ein Dachdeckerbetrieb findet in seinen alten Angeboten die Position „Dachfläche neu eindecken“ in vielen Fassungen. Angenommen, beim Zusammenführen zeigt sich: Der Preis hing davon ab, ob die alte Eindeckung entsorgt werden musste und wie steil das Dach war. Aus einer Position werden drei: Rückbau mit Entsorgung, Eindeckung nach Material, Zulage für Dachneigung über einem festgelegten Wert. Damit erklärt sich der Preisunterschied, den vorher niemand begründen konnte. Und im nächsten Angebot fragt der Betrieb beim Termin gezielt nach Neigung und Altmaterial, weil das Verzeichnis die Frage stellt.

Beispiel aus der Schreinerei

In einer Schreinerei ist vieles Einzelanfertigung, und trotzdem wiederholen sich Bausteine. Ein Einbauschrank besteht aus Korpus je laufendem Meter, Fronten je Stück, Beschlägen je Stück und Montage vor Ort. Das Verzeichnis enthält diese Bausteine, nicht den fertigen Schrank. Das Angebot setzt sie zusammen. Eine Sonderanfertigung bleibt eine eigene Position mit eigenem Text, und genau das soll auch auffallen. Beim Herauslösen kann sich zeigen, dass die Montage vor Ort bisher im Schrankpreis versteckt war. Als eigene Position wird sie sichtbar, auch für den Kunden, der fragt, warum der Einbau etwas kostet.

Beispiel aus dem Trockenbau

Im Trockenbau hängen die Preise stark an Wandtyp und Beplankung. Aus den alten Angeboten eines Betriebs entstehen Positionen je Wandtyp, Ständerwand einfach oder doppelt beplankt, dazu Zulagen für Öffnungen und Revisionsklappen. Der Langtext nennt das Material und die Höhe, bis zu der der Preis gilt. Wird die Wand höher, greift eine eigene Position, statt dass der Preis stillschweigend falsch wird. Dasselbe gilt für Schallschutz oder Brandschutz: Steht eine Anforderung im Auftrag, braucht sie eine Position, die genau diese Wand beschreibt.

Leistungsverzeichnis erstellen mit KI

Beim Herauslösen und Zusammenführen kann eine KI viel Fleißarbeit abnehmen. Sie liest alte Angebote, schreibt die Positionen in eine Liste und schlägt vor, welche Texte dieselbe Arbeit meinen. Sie kann auch Langtexte vorformulieren, die du dann prüfst. Was sie nicht kann: deine Preise kennen. Die kommen aus deiner Kalkulation, nicht aus einem Sprachmodell.

Willst du später eine Angebots-KI, ist dieses Verzeichnis ihr Fundament. Baue ich dir eine, steht es deshalb am Anfang: Erst wenn die Positionen stehen, kann eine KI daraus Angebotsentwürfe machen, ohne zu raten. Wie weit dein Bestand dafür schon ist, zeigt dir der Angebots-Check in 7 Fragen.

Wer das Verzeichnis pflegt

Ein Leistungsverzeichnis veraltet, wenn niemand zuständig ist. Leg deshalb fest, wer neue Positionen aufnimmt und wer Preise ändert. Das kann dieselbe Person sein, im kleinen Betrieb ist es vielleicht der Inhaber selbst.

Die Regel dazu ist einfach: Eine neue Arbeit wird nicht im Angebot erfunden, sondern zuerst im Verzeichnis angelegt und dann ins Angebot übernommen. Das klingt nach Bürokratie, spart aber das nächste Mal Zeit. Wie aus den Positionen ein Angebot wird, das der Kunde versteht, beschreibt der Ratgeber Angebot schreiben. Eine feste Form für Kopf und Schluss findest du in der Angebotsvorlage.