Eine gute Angebotsvorlage spart dir weniger Tipparbeit, als du denkst. Ihr eigentlicher Nutzen ist ein anderer: Sie sorgt dafür, dass du nichts vergisst. Die Frist, die offenen Punkte, den Satz zur Zusage. Auf dieser Seite findest du eine Vorlage zum Abschreiben, Textbausteine für Einleitung und Schluss und Hinweise, wie du sie für dein Gewerk anpasst. Wie ein Angebot vom Termin bis zur Zusage entsteht, beschreibt der Ratgeber Angebot schreiben.
Was eine Angebotsvorlage ist
Eine Angebotsvorlage ist ein leeres Angebot mit festen Feldern. Jedes Feld steht für eine Frage, die du bei jedem Angebot beantworten musst: Für wen ist es? Was wird gemacht? Was kostet es? Was ist noch offen? Bis wann gilt es? Wie sagt der Kunde ja?
Die Vorlage legt die Reihenfolge fest und sorgt dafür, dass alle Angebote deines Betriebs gleich aufgebaut sind. Das hilft dem Kunden beim Lesen und dir beim Wiederfinden. Was die Vorlage nicht enthält, sind Positionen und Preise. Die kommen bei jedem Angebot neu hinein, und zwar aus deinem Leistungsverzeichnis, nicht aus dem Gedächtnis.
Warum ein altes Angebot keine Vorlage ist
Der bequeme Weg zum neuen Angebot führt über das letzte: öffnen, Kunde ändern, Positionen anpassen, unter neuem Namen speichern. Das fühlt sich schnell an. Es hat aber drei Haken.
Erstens reisen alte Preise mit. Wer im Frühjahr kalkuliert hat und im Herbst kopiert, bietet mit Frühjahrspreisen an. Zweitens bleibt hin und wieder etwas vom vorigen Kunden stehen, ein Name in der Anrede oder eine Adresse im Text. Drittens übernimmst du die Lücken des alten Angebots. Hatte es keine Frist, hat das neue auch keine.
Eine leere Vorlage hat keinen dieser Haken. Sie kostet beim Ausfüllen etwas mehr Aufmerksamkeit, und genau die soll sie kosten.
Was in die Angebotsvorlage gehört
Eine vollständige Angebotsvorlage hat sechs Blöcke:
- Kopf: Betrieb, Kunde, Datum, Angebotsnummer, Ort der Arbeit.
- Einleitung: ein Satz mit Bezug auf den Termin, ein Satz, worum es geht.
- Positionen: Tabelle mit Nummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einheitspreis, Gesamtpreis.
- Summen: netto, Umsatzsteuer, brutto.
- Offene Punkte: was nicht im Preis steckt oder erst später geklärt wird.
- Bedingungen und Zusage: Ausführungszeitraum, Zahlung, Gültigkeit, Weg zur Zusage.
Ich halte Block 5 für den wichtigsten, weil er den Streit nach dem Auftrag klein hält.
Angebotsvorlage zum Abschreiben: Kopf und Einleitung
Übernimm diese Felder in dein Programm. Die eckigen Klammern sind Platzhalter.
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Absender | [Betrieb, Anschrift, Telefon, Mail] |
| Empfänger | [Name, Anschrift des Kunden] |
| Datum | [Datum des Angebots] |
| Angebotsnummer | [fortlaufende Nummer] |
| Bauvorhaben | [Ort der Arbeit, in einem Satz was gemacht wird] |
| Einleitung | Vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Wie besprochen bieten wir Ihnen folgende Arbeiten an: |
Die Angebotsnummer brauchst du später für die Auftragsbestätigung und die Rechnung. Eine einfache fortlaufende Nummer mit Jahr davor reicht, etwa 2026-041.
Angebotsvorlage zum Abschreiben: Positionen und Summen
Die Positionstabelle sieht so aus:
| Pos. | Beschreibung | Menge | Einheit | Einheitspreis | Gesamtpreis |
|---|---|---|---|---|---|
| [Nr. aus deinem Verzeichnis] | [kurzer, verständlicher Text] | [Zahl] | [m², m, Stk., Std.] | [Betrag] | [Menge × Einheitspreis] |
Darunter stehen die Summen: Zwischensumme netto, Umsatzsteuer mit Satz, Gesamtsumme brutto. Bei Privatkunden setzt du die Bruttosumme fett, denn das ist der Betrag, den er zahlt.
Wie viele Positionen ein Angebot hat, hängt vom Auftrag ab. Wichtig ist, dass jede Position eine Nummer aus deinem Verzeichnis trägt. Fehlt eine passende, legst du sie dort neu an, statt sie nur im Angebot zu erfinden. Wie die Einheitspreise entstehen, steht im Ratgeber Angebotskalkulation.
Angebotsvorlage zum Abschreiben: offene Punkte und Schluss
| Feld | Inhalt |
|---|---|
| Offene Punkte | Nicht im Angebot enthalten: [Punkt]. Erst vor Ort zu klären: [Punkt], Abrechnung dann nach Position [Nr.]. |
| Ausführung | Geplanter Zeitraum: [Monat oder Kalenderwoche], nach Absprache. |
| Zahlung | [Zahlungsziel, Abschläge, falls vereinbart] |
| Gültigkeit | Dieses Angebot gilt bis zum [Datum]. |
| Zusage | Wenn Sie den Auftrag erteilen möchten, unterschreiben Sie bitte dieses Angebot oder antworten Sie per Mail. Sie erhalten dann eine Auftragsbestätigung. |
| Gruß | Für Rückfragen erreichen Sie [Name] unter [Telefon]. Mit freundlichen Grüßen, [Name, Betrieb] |
Die Zeile „Gültigkeit“ ist mehr als eine Floskel. Ein Angebot bindet dich nach § 145 BGB, und mit einer Frist legst du nach § 148 BGB fest, bis wann der Kunde annehmen kann. Warum ein Datum besser ist als „vier Wochen“, erklärt der Ratgeber Bindefrist eines Angebots. Was nach der Zusage folgt, steht unter Auftragsbestätigung. Das ist keine Rechtsberatung.
Die Vorlage für dein Gewerk anpassen
Die Grundform passt für jedes Gewerk. Unterschiedlich sind die offenen Punkte, die immer wieder vorkommen. Lege für dein Gewerk eine Handvoll fertiger Sätze an, die du nur noch auswählst. Die Muster hier sind ausgedacht, keine Auszüge aus echten Angeboten:
- Maler: „Untergrund hinter Tapeten nicht einsehbar. Spachtelarbeiten über das übliche Maß hinaus nach Position [Nr.] je Quadratmeter.“
- Elektro: „Zustand der vorhandenen Leitungen hinter Putz nicht geprüft. Austausch, falls nötig, nach Aufwand.“
- Dachdecker: „Zustand der Lattung erst nach Abdecken sichtbar. Austausch je laufender Meter nach Position [Nr.].“
- SHK: „Ersatzteile nach Befund bei der Wartung, Preis nach aktueller Liste.“
Solche Sätze schreibst du einmal und nutzt sie bei jedem Angebot. Sie sind keine Ausrede für ein ungenaues Aufmaß. Sie benennen, was beim Termin niemand sehen konnte.
Textbausteine für Einleitung und Schluss
Ein paar Varianten, aus denen du wählen kannst:
- Nach dem Termin: „Vielen Dank für das Gespräch am [Datum] in [Ort]. Wie besprochen bieten wir Ihnen an: …“
- Nach einer Anfrage ohne Termin: „Vielen Dank für Ihre Anfrage vom [Datum]. Auf Grundlage Ihrer Angaben und Fotos bieten wir Ihnen an: …“ Hier gehört ein offener Punkt dazu: „Mengen nach Ihren Angaben, endgültig nach Aufmaß vor Ort.“
- Mit Alternative: „Wir haben Ihnen zwei Ausführungen angeboten. Variante A …, Variante B … Bitte geben Sie bei der Zusage an, welche Sie wünschen.“
- Schluss: „Bei Fragen zum Angebot rufen Sie [Name] direkt an. Wir melden uns vor Ablauf der Frist noch einmal bei Ihnen.“
Der letzte Satz kündigt das Nachfassen an. Dann wirkt dein Anruf später nicht wie ein Überfall, sondern wie ein Versprechen, das du hältst. Wie du nachfasst, steht im Ratgeber Angebot nachfassen.
Häufige Fehler mit Vorlagen
- Eine Vorlage für alles. Wer Wartung und Neubau mit derselben Vorlage anbietet, lässt Felder leer oder füllt sie mit Unsinn. Zwei schmale Vorlagen sind besser als eine breite.
- Kein Feld für offene Punkte. Dann landen sie im Puffer oder nirgends.
- „Gültig 4 Wochen“ statt Datum. Niemand weiß genau, ab wann gezählt wird.
- Werbetext in der Einleitung. Der Kunde will wissen, was er bekommt, nicht wie lange es dich gibt.
- Vorlage nie überarbeitet. Ändern sich Zahlungsbedingungen oder Ansprechpartner, ändert sich die Vorlage am selben Tag.
Wer die Vorlage pflegt
Eine Vorlage, die jeder im Betrieb ein bisschen ändert, gibt es nach einem Jahr in fünf Fassungen. Dann sieht jedes Angebot wieder anders aus, und keiner weiß, welche Zahlungsbedingung gilt.
Leg deshalb fest, wer die Vorlage ändern darf, und speichere sie an einem Ort, an dem alle sie finden. Alle anderen öffnen sie nur und speichern das ausgefüllte Angebot unter neuem Namen. Wenn ein Kollege einen guten neuen Satz für die offenen Punkte gefunden hat, kommt er über diese eine Person in die Vorlage. Einmal im Jahr lohnt ein Blick auf alle Felder: Stimmen Ansprechpartner, Telefonnummer und Bankverbindung noch?
Von der Vorlage zum fertigen Entwurf
Eine Vorlage legt fest, wie ein Angebot aussieht. Ausfüllen musst du sie trotzdem, Position für Position, und das ist der Teil, der abends liegen bleibt.
Hier kann eine KI helfen, wenn sie richtig gebaut ist. Die Angebots-KI, die ich dir baue, füllt die Felder mit dem, was vom Termin kommt: Positionen aus deinem Verzeichnis in die Tabelle, Ungeklärtes in den Block für offene Punkte. Was im Verzeichnis fehlt, markiert sie, statt es zu erfinden. Ob der Entwurf in deiner Vorlage landet oder in deiner Software, klären wir vor dem Bau. Abschicken tust du. Welche Felder bei dir schon tragen, zeigt der Angebots-Check mit sieben Fragen.
Häufige Fragen
Was gehört in eine Angebotsvorlage?
Eine Angebotsvorlage fürs Handwerk braucht Felder für Absender, Kunde, Datum, Angebotsnummer und Ort der Arbeit, eine Tabelle für Positionen mit Nummer, Beschreibung, Menge, Einheit, Einheitspreis und Gesamtpreis, die Summen netto und brutto, einen Block für offene Punkte, den Ausführungszeitraum, die Zahlungsbedingungen, ein Datum, bis zu dem das Angebot gilt, und einen Satz, wie der Kunde zusagt.
Kann ich ein altes Angebot als Vorlage nehmen?
Besser nicht. In einem alten Angebot stecken alte Preise, der Name des früheren Kunden und Positionen, die für den neuen Auftrag nicht passen. Beim Überschreiben bleibt leicht etwas stehen. Eine leere Vorlage mit festen Feldern zwingt dich, jedes Feld bewusst neu auszufüllen. Positionen und Preise holst du dabei aus deinem Leistungsverzeichnis, nicht aus dem letzten Angebot.
In welchem Programm erstelle ich eine Angebotsvorlage?
Das geht in jedem Programm, das du ohnehin nutzt: in einer Textverarbeitung wie Google Docs oder Word, in einer Tabellenkalkulation, wenn die Summen automatisch rechnen sollen, oder in deiner Handwerkersoftware, die meist eigene Vorlagen mitbringt. Wichtiger als das Programm sind die Felder. Eine Vorlage mit Feldern für offene Punkte und Frist hilft mehr als ein schönes Layout ohne sie.
Wie formuliere ich die Einleitung eines Angebots?
Kurz und mit Bezug auf den Termin, zum Beispiel: „Vielen Dank für das Gespräch am [Datum]. Wie besprochen bieten wir Ihnen folgende Arbeiten an [Ort] an.“ Danach folgt ein Satz, der in einfachen Worten sagt, worum es geht. Werbesätze über den eigenen Betrieb braucht die Einleitung nicht, der Kunde kennt dich vom Termin.
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 145 Bindung an den Antrag, abgerufen am
- Bürgerliches Gesetzbuch, § 148 Bestimmung einer Annahmefrist, abgerufen am
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