GAEB erklärt: Formate, Phasen und was die Endung dir sagt

Irgendwann kommt die erste Ausschreibung nicht als PDF, sondern als Datei mit einer Endung wie .X83. Dann liegt der Gedanke an teure Software und ein Seminar nahe. Für den Anfang reicht es, zwei Dinge zu verstehen: GAEB ist keine Software, sondern eine Abmachung über ein Format. Und die Endung der Datei sagt dir, an welcher Stelle der Vergabe du stehst und was von dir erwartet wird. Diese Seite erklärt Formate und Austauschphasen. Welche Software du nimmst, entscheidest du selbst, eine Empfehlung gibt es hier nicht.

Was ist GAEB?

GAEB steht für den Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Er erarbeitet unter anderem die Regeln, nach denen Leistungsverzeichnisse elektronisch ausgetauscht werden. Das Ziel: Ein Planer erstellt das LV in seinem Programm, ein Betrieb liest es in einem ganz anderen Programm ein, und beide sehen dieselben Positionen.

Wichtig ist die Aufgabenteilung. Laut GAEB definiert der Ausschuss die Schnittstelle, die Hersteller der Programme sind für die korrekte Umsetzung zuständig. Lässt sich eine Datei nicht öffnen, lohnt deshalb zuerst der Blick auf Version, Phase und Programm. Was ein Leistungsverzeichnis grundsätzlich ist, erklärt der Ratgeber Leistungsverzeichnis.

Drei Formatgenerationen: D, P und X

Der Buchstabe in der Dateiendung zeigt das Format. Die GAEB-Seite nennt drei:

GAEB 90 und GAEB DA XML sind laut GAEB nicht miteinander kompatibel. Es gibt Programme, die umwandeln, aber nur die Inhalte, die es in beiden Formaten gibt. Für dich heißt das: Kommt eine D-Datei, lies sie nicht mit einem Programm ein, das nur XML versteht, und umgekehrt. Heute ist GAEB DA XML der Standard. Die aktuelle Version ist laut GAEB 3.3, eine Version 3.4 liegt als Beta vor (Stand Oktober 2026).

Die Austauschphasen auf einen Blick

Die Zahl nach dem Buchstaben ist die Austauschphase. Sie sagt, wozu die Datei gerade dient. Laut GAEB sind die Bezeichnungen der Phasen 81 bis 86 in allen Versionen gleich. Die Bezeichnungen folgen dem AVA-Pflichtenheft des Niedersächsischen Landesamts für Bau und Liegenschaften, die Richtung bei 81, 83 und 84 den Antworten der GAEB-Seite:

Mit Version 3.3 hat GAEB außerdem die Datenphase X89B für die Rechnung aufgenommen, als Anbindung an die elektronische Rechnung. Wie Betriebe E-Rechnungen im Eingang verarbeiten, gehört zur Buchhaltung und nicht zu diesem Ratgeber.

Was du mit einer X83-Datei machst

Mit einer X83 kommt eine Ausschreibung bei dir an. Sie ist die Angebotsaufforderung: alle Positionen mit Texten und Mengen, aber ohne Preise. Deine Aufgabe ist, sie zu bepreisen und als X84 zurückzugeben.

Dabei gilt eine feste Regel: Die Struktur bleibt unangetastet. Das Pflichtenheft aus Niedersachsen schreibt ausdrücklich vor, dass Bieter die Angebotsdateien gegenüber der bereitgestellten X83 in ihrer Struktur nicht verändern dürfen. Du trägst Einheitspreise und die verlangten Angaben ein, etwa zu Fabrikat oder Verfahren, wo das VHB des Bundes solche Bieterangaben vorsieht (Richtlinie 100 Nr. 4.2.3), und änderst die Struktur nicht. Positionen löschen, umnummerieren oder umformulieren ist tabu. Hast du Fragen zu einer Position, stellst du sie vor der Abgabe auf dem Weg, den die Vergabeunterlagen nennen. Das ist ein praktischer Hinweis, keine Rechtsberatung.

Hauptangebot, Nebenangebot und Auftrag

Gibst du ein Angebot genau nach der Ausschreibung ab, ist das dein Hauptangebot, die X84. Willst du eine andere Ausführung vorschlagen, etwa ein anderes Material mit gleicher Wirkung, ist das ein Nebenangebot, die X85. Ob Nebenangebote überhaupt zugelassen sind, steht in den Vergabeunterlagen. Steht dort nichts dazu, frag nach, bevor du dir die Arbeit machst.

Die Phase 86 heißt Auftragserteilung. Das Pflichtenheft aus Niedersachsen nennt als Zweck der X86 die Bearbeitung von Nachträgen und die Prüfung von Rechnungen und stellt sie dort dem Planer zur Verfügung. Ob und wie du als Auftragnehmer eine bekommst, legt der Auftraggeber fest. Hast du eine, heb sie gut auf: Sie hält fest, was beauftragt ist, und darauf baut alles auf, was nach dem Auftrag kommt.

GAEB-Datei öffnen: Programm oder Viewer

Laut GAEB gibt es zwei Wege. Entweder du hast eine AVA- oder Kalkulationssoftware mit GAEB-Schnittstelle, dann liest sie die Datei ein, und du kalkulierst direkt darin. Oder du nutzt einen Viewer. Ein reiner Viewer zeigt die Datei nur an. Zum Bepreisen und Zurückgeben braucht er eine Ausfüllfunktion.

Prüf vor dem Kauf oder Download drei Dinge: Welche Formate liest das Programm, also D, P oder X? Welche Version von GAEB DA XML? Und kann es die Phase schreiben, die du zurückgeben musst, also X84 und gegebenenfalls X85? Ein Programm, das X83 öffnet, aber keine gültige X84 erzeugt, hilft dir bei der Abgabe nicht.

GAEB in Excel umwandeln

Die Frage liegt nahe, wenn du deine Preise in einer Tabelle führst. Zum Lesen und Kalkulieren ist eine Tabellenansicht hilfreich, und manche Programme können ein LV als Tabelle ausgeben.

Für die Abgabe ist der Rückweg entscheidend. Der Auftraggeber liest eine GAEB-Datei ein, keine Tabelle. Wenn du in der Tabelle kalkulierst, muss am Ende ein Programm die Preise wieder in eine gültige X84 schreiben, ohne die Struktur zu verändern. Wer seine Einheitspreise in einem eigenen Verzeichnis gepflegt hat, ist hier im Vorteil. Der Ratgeber Leistungsverzeichnis erstellen zeigt, wie du so ein Verzeichnis aus alten Angeboten aufbaust.

Welche GAEB-Version der Auftraggeber verlangt

Nicht jeder Auftraggeber verlangt die neueste Version. Das Staatliche Baumanagement Niedersachsen etwa arbeitet laut seinem Pflichtenheft (Version 2024-01) mit GAEB DA XML 3.2 und schließt die neuere 3.3 dort ausdrücklich noch aus, ebenso die älteren Formate GAEB 90 und GAEB 2000.

Für dich heißt das: Schau in die Vergabeunterlagen, welche Version und welche Phase verlangt werden, bevor du die Datei zurückgibst. Wer eine X84 in der falschen Version abgibt, riskiert, dass sie beim Auftraggeber nicht eingelesen wird. Im Zweifel fragst du bei der Vergabestelle nach.

Beispiel aus dem Elektrobetrieb

Dieses und das nächste Beispiel sind ausgedacht, ohne echten Betrieb dahinter. Ein Elektrobetrieb bewirbt sich um die Erneuerung der Beleuchtung in einer Schule. Von der Vergabeplattform lädt er eine X83 herunter. Er liest sie in sein Kalkulationsprogramm ein und stellt fest, dass eine Position eine Leuchte mit bestimmten Kennwerten verlangt. Seine Preise trägt er in die X84 ein.

Weil er eine Leuchte kennt, die dieselben Anforderungen mit weniger Montageaufwand erfüllt, prüft er, ob Nebenangebote zugelassen sind. Sie sind es. Also gibt er zusätzlich eine X85 ab. Das VHB des Bundes verlangt übrigens grundsätzlich produktneutrale Beschreibungen (Richtlinie 100 Nr. 4.2.4), deshalb können in solchen LVs Kennwerte statt Markennamen stehen.

Beispiel aus dem SHK-Betrieb

GAEB kommt nicht nur von Behörden. Ein Architekt plant für einen privaten Bauherrn ein Mehrfamilienhaus und schickt die Ausschreibung für Sanitär und Heizung als X83 an mehrere Betriebe. Er will die Angebote in seinem Programm nebeneinanderlegen.

Der SHK-Betrieb hat kein Programm mit GAEB-Schnittstelle. Er nutzt einen Viewer mit Ausfüllfunktion, trägt seine Einheitspreise aus dem eigenen Verzeichnis ein und gibt die X84 zurück. Wie ein Einheitspreis entsteht, zeigt der Ratgeber Angebotskalkulation mit einer Beispielrechnung. Wichtig ist hier die Vorbemerkung im LV: Dort stehen Bedingungen der Baustelle, die in den Positionen nicht wiederholt werden.

Wann ein kleiner Betrieb GAEB braucht

Ehrlich gesagt: Wer nur für Privatkunden ohne Planer arbeitet, braucht GAEB vielleicht nie. Er schreibt Angebote aus dem eigenen Verzeichnis und schickt sie als PDF. Die Frage stellt sich erst, wenn Aufträge über Architekten, Generalunternehmer oder öffentliche Auftraggeber kommen.

Dann kann sie regelmäßig kommen. Ein Trockenbaubetrieb, der als Nachunternehmer für einen Generalunternehmer arbeitet, bekommt die Ausschreibung womöglich als GAEB-Datei, wenn der Generalunternehmer selbst so arbeitet. Wer in diesen Markt will, sollte die Phasen kennen, bevor die erste X83 im Postfach liegt. Und er sollte vorher wissen, mit welchem Programm er die X84 zurückgibt, denn die Abgabefrist steht in den Vergabeunterlagen und läuft, während du noch das Programm suchst.

GAEB, Kalkulation und KI

GAEB regelt den Austausch, nicht den Preis. Ob deine Einheitspreise stimmen, entscheidet deine Kalkulation, und die beginnt beim Stundenverrechnungssatz. Wie Positionen und Preise später im Angebot an einen Privatkunden landen, beschreibt der Ratgeber Angebot schreiben.

Die Angebots-KI, die ich dir baue, schreibt Entwürfe für deine eigenen Angebote, mit Positionen aus deinem Verzeichnis. Ein GAEB-Programm ersetzt sie nicht. Ob sie bei dir auch mit GAEB-Dateien arbeiten soll, hängt von deiner Software und deinen Auftraggebern ab. Das sage ich nicht vorher zu, das klären wir zuerst. Einen Anfang macht der Angebots-Check in 7 Fragen.